Front Desk Manager

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

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Overview
NEON is an internationally active law firm with approximately 85 employees in Berlin-Charlottenburg. We provide legal advice to clients in commercial law. Our exceptional team is dynamic, efficient and smart. We love what we do and successfully compete with Germany’s most prestigious law firms.
Since changing our name to NEON, we have signalled a new spirit: Moving away from the tradition of law firms being named after their founders, towards a name that represents us all. NEON stands for quality, teamwork, talent development and the courage to break new ground.
NEON is a little gem for those who not only do their job, but love doing it. A law firm that stands out for its innovative thinking and unique team spirit.
To strengthen our team at reception, we are looking for a dedicated
Your mission
As Front Desk Manager, you are not only the face and voice of the firm but above all the organizational hub of our everyday work:
  • You welcome our clients, guests, and suppliers at the front desk and take care of guest hospitality.
  • You organize conference room bookings, catering, and smaller internal events.
  • With your talent for communication you handle phone calls, coordinate inquiries, and serve as the communicative interface between clients or service providers and our team.
  • You maintain the appearance of our premises and coordinate service providers and craftsmen during their office assignments.
  • You ensure the availability of work resources, manage incoming and outgoing mail, and act as a contact person for all colleagues regarding administrative and organizational matters.
  • You create schedules for the reception team, ensure smooth handovers, and provide a transparent overview of all processes in office management to ensure our service quality.
What we offer
You will work closely with your colleague at the front desk while being supported by a small team of student employees at the front desk and in the office management of the firm, in close collaboration with our Head of Service Operations, in a highly motivated and positive work atmosphere. Additionally, our compensation package contains:
  • Valuing and lively corporate culture (team lunches, after-work events, running events, activity area with table football, table tennis and switch...)
  • Unique salary system with profit-sharing bonus - all employees share in the firm's success
  • NEON.Pension: our corporate pension with 100% employer contribution
  • NEON.Health: our corporate health insurance for the best possible preventive care, private medical treatment in the event of illness and with a budget for private health services
  • Pluxee vouchers for lunch breaks, BVG ticket reimbursement and employee discounts on corporate benefits
  • 30 days annual leave
  • Subsidised training and in-house English course
  • NEON.Family to reconcile family and job if required: daycare allowance, child sick days as special leave, family office with play areas and much more.
  • Location on Ku'Damm with good public transport links
  • Climate-conscious working environment in a law firm that also supports social projects and pro bono work
  • The world's best team colleagues, because chemistry is at least as important to us when hiring as qualifications

Your profile
Are you enthusiastic, team-oriented, enjoy working with people, and have a service-oriented attitude coupled with a sunny personality? Perfect! Additionally, you should bring the following:
  • You are organized, love multitasking, and keep a cool head even in seemingly hectic moments.
  • You are sociable, friendly and communicative, with a service-oriented mindset.
  • You have successfully completed vocational training in the commercial sector or in hospitality, or have relevant professional experience in front desk/office management/operations.
  • You have German language skills at native level and communicative English skills, as you will also be serving our foreign clients.
  • You enjoy being a host and value a well-groomed appearance.
  • You are proficient in common MS Office programs and are willing to learn new tools and apps that facilitate team workflow organization (interest in digitalization projects and process optimization is a plus).
  • You have a good amount of drive, initiative, and willingness to take responsibility.
  • You enjoy working in a team and in a lively law firm culture.
Überblick

NEON ist eine hochspezialisierte und international tätige Anwaltskanzlei mit rund 80 Mitarbeiter:innen in Berlin-Charlottenburg. 
Wir leben Mitunternehmerschaft, sind mehr als nur Kolleg:innen und haben Spaß bei und neben der Arbeit. Unser einmaliges Team ist dynamisch, schlagkräftig und smart. Wir lieben, was wir tun und nehmen es erfolgreich mit den renommiertesten Kanzleien Deutschlands auf. 
 
Zur Verstärkung unseres People & Culture Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten 

Deine Aufgaben
Als Front Desk Manager bist du nicht nur das Gesicht und die Sonne der Kanzlei, sondern vor allem der organisatorische Dreh- und Angelpunkt unseres Arbeitsalltages:
  • Du empfängst unsere Mandanten, Gäste und Lieferanten am Front Desk und kümmerst dich um die Bewirtung der Gäste
  • Du organisierst die Konferenzraumbuchungen, Caterings und kleinere interne Veranstaltungen
  • Als Kommunikationstalent nimmst du Telefonanrufe entgegen, koordinierst Anfragen und bildest die kommunikative Schnittstelle zwischen Mandanten oder Dienstleistern und unserem Team
  • Du wahrst das äußere Erscheinungsbild unserer Räumlichkeiten und koordinierst Dienstleister und Handwerker bei ihren Einsätzen im Büro
  • Du sorgst für die Verfügbarkeit von Arbeitsmitteln, kümmerst dich um den Posteingang und -ausgang und bist Ansprechpartner:in für alle Kolleg:innen in administrativen und organisatorischen Fragen
  • Du erstellt Einsatzpläne für das Empfangsteam, sorgst für reibungslose Übergaben und eine transparente Übersicht über alle Vorgänge im Office Management zur Sicherstellung unserer Servicequalität
Das bieten wir dir
  • Du arbeitest eng zusammen mit einer Kollegin und unterstützt durch ein kleines Team aus Werkstudent:innen am Front Desk und im operativen Office Manegemnt der Kanzlei, in enger Zusammenarbeit mit unserer Head of Operations und in einem hochmotivierten und positiven Betriebsklima. Außerdem bieten wir Folgendes:
    • wertschätzende und lebhafte Unternehmenskultur (Team-Lunches, AfterWork Veranstaltungen, Lauf-Events, Kicker u.v.m)
    • einzigartiges Vergütungssystem mit Gewinnbeteiligung – alle Mitarbeiter:innen werden am Kanzleierfolg beteiligt
    • NEON.Rente: eine betriebliche Altersvorsorge mit 100 % Arbeitgeberzuschuss
    • NEON.HealthInsurance: eine betriebliche Krankenzusatzversicherung für bestmögliche Vorsorge und privatärztliche Behandlung im Krankheitsfall
    • Pluxee-Gutscheine zur Pausenverpflegung, Kostenübernahme BVG-Ticket und Mitarbeiterrabatte bei Corporate Benefits
    • 30 Tage Jahresurlaub
    • geförderte Weiterbildungen und inhouse Englischkurs
    • selbstständige Arbeitsweise und Unterstützung beim Erschließen neuer Aufgabenbereiche
    • zentrale Lage am Ku’Damm mit guter Verkehrsanbindung
    • NEON.Family zur Vereinbarkeit von Familie und Job bei Bedarf: Kita-Kosten-Zuschuss, Kind-Krank-Tage als Sonderurlaub, Familienzimmer uvm.
    • klimabewusste Arbeitsumgebung in einer Kanzlei, die auch soziale Projekte unterstützt
    • die weltbesten Teamkolleg:innen, weil uns die Chemie bei Einstellungen mindestens genauso wichtig ist, wie die Qualifikation  
Das bringst du mit
Du bist begeisterungsfähig, arbeitest teamorientiert, hast Spaß an der Arbeit mit Menschen und eine serviceorienteirte Arbeitseinstellung gepaart mit einem sonnigen Gemüt? Perfekt! Außerdem solltest Du Folgendes mitbringen:
  • Du bist ein Organisationstalent, liebst Multi-Talking und bewahrst auch in vermeintlich hektischen Momenten einen kühlen Kopf
  • Du bist kontaktfreudig, freundlich und kommunikativ und bringst eine serviceorientierte Dienstleistungsmentalität mit
  • Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Hotellerie oder bringst entsprechend einschlägige Berufserfahrung im Bereich Front Desk / Office Management / Operations mit
  • Du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und kommunikationsfähige Englischkenntnisse, da du auch unsere ausländischen Mandanten betreuen wirst
  • Du liebst es, Gastgeber:in zu sein und legst wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild
  • Du beherrschst die gängigen MS-Office Programme und arbeitest dich gerne in neue Tools und Apps ein, die die Arbeitsorganisation im Team erleichtern (Interesse an Digitalisierungsprojekten und Prozessoptimierung solltest du mitbringen)
  • Du verfügst über eine gute Portion Drive, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen 
  • Du hast Spaß an der Arbeit im Team und an einer lebhaften Kanzleikultur 
Meld dich bei uns

Du hast Interesse? Dann sende Deine Bewerbung per Email an unsere Head of People & Culture Business Services Jenka Jähn unter jobs@neon.law und melde Dich bei Fragen gern unter der Nummer +49 30 889 19 450. 
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!


Da uns die Persönlichkeit und Motivation unserer Mitarbeiter:innen enorm wichtig ist, freuen wir uns über ein aussagekräftiges Anschreiben mit Angben zum möglichen Eintrittsdatum und der Gehaltsvorstellung.
Über uns
Die Demo Daten GmbH ist ein von Personio geschaffenes, fiktives Unternehmen, welches Ihnen dabei helfen soll die Funktionen von Personio kennenzulernen.  
 
   
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Wir freuen uns über Dein Interesse an NEON. Bitte fülle das folgende kurze Formular aus. Solltest Du Schwierigkeiten mit dem Upload Deiner Daten haben, sende uns gerne eine Mail an jobs@neon.law.
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